Organizzare la tecnica per un evento – la checklist per gli organizzatori

1. Che serata deve essere?

La domanda più importante viene prima di qualsiasi tecnica: qual è l’obiettivo? A una conferenza tutti i relatori devono sentirsi bene e le slide vedersi bene. A una cena la luce deve essere calda e tranquilla. A un concerto può essere forte e colorato. Dalla risposta si capisce quale tecnica serve e quale no.

Per noi sono utili:

• tipo di evento e numero indicativo di ospiti
• programma con orari: ingresso, discorsi, cena, musica, fine
• chi si esibisce: relatori, band, DJ, presentatore
• se si mostra qualcosa: presentazione, video, diretta streaming

2. La location

Ogni sala suona in modo diverso e offre possibilità diverse. Prima degli eventi più grandi visitiamo la location. Se non è possibile, aiutano foto, una pianta e queste informazioni:

• Dimensioni e altezza: da qui dipende quanta luce e quanto audio servono e dove si possono appendere.
• Punti di aggancio: ci sono americane o punti dove si può fissare qualcosa? Altrimenti lavoriamo con stativi o allestimenti a terra.
• Accesso e tempi di montaggio: quanto vicino si arriva con il mezzo, c’è un ascensore, da quando è libera la sala?
• Regole della struttura: alcune location hanno limiti di volume, vietano la macchina del fumo o stabiliscono dove possono passare i cavi.

3. Corrente

La corrente è il punto più spesso sottovalutato. Luci e audio chiedono più di quanto offra una normale presa, e se nello stesso momento lavorano cucina e frigoriferi, un interruttore scatta in fretta.

Chiedi quindi alla location quali allacciamenti ci sono e con quale protezione. Calcoliamo il fabbisogno e distribuiamo il carico in modo che nulla si spenga a metà programma. All’aperto serve spesso un allacciamento dedicato o un generatore.

4. All’aperto: il meteo

Negli eventi all’aperto la tecnica va protetta da pioggia e vento. Serve un piano nel caso il tempo cambi: dove si ripara la tecnica, chi decide un’interruzione e entro quando? Con il vento valgono limiti per le strutture, che rispettiamo anche quando i tempi sono stretti.

5. Autorizzazioni e sicurezza

Gli eventi pubblici, a seconda di dimensioni e luogo, richiedono un’autorizzazione del comune. È responsabilità dell’organizzatore, non del tecnico. Chiedi per tempo al comune quali documenti servono. Su richiesta forniamo i dati tecnici, per esempio su strutture, alimentazione e volume.

Tutto ciò che è appeso sopra le teste deve essere verificato e messo in sicurezza. Ce ne occupiamo noi. Vie di fuga e uscite di emergenza restano libere, anche quando con cavi e palco lo spazio si stringe.

6. Chi fa cosa la sera dell’evento?

La sera stessa deve essere chiaro chi è responsabile di cosa:

• un referente dell’organizzazione che possa prendere decisioni
• una scaletta definita che conoscono tecnica, presentatore e cucina
• soundcheck e prova con relatori o band prima che arrivino gli ospiti
• le presentazioni inviate prima, non su una chiavetta cinque minuti prima dell’inizio

7. Parlare apertamente del budget

La tecnica per eventi si può fare in quasi ogni misura. Dicci per tempo cosa è possibile. Così ti proponiamo dove vale la pena investire e dove no. Spesso una buona luce usata con criterio rende più di tanti apparecchi.

In sintesi

La maggior parte dei problemi agli eventi non nasce la sera stessa, ma perché prima qualcosa non è stato chiarito. Con questa lista i punti principali sono coperti. Il resto lo vediamo insieme, e la sera uno di noi è al mixer.