Veranstaltungstechnik planen – die Checkliste für Veranstalter

1. Was für ein Abend soll es werden?

Die wichtigste Frage kommt vor jeder Technik: Was ist das Ziel? Bei einer Konferenz müssen alle Redner gut zu verstehen und die Folien gut zu sehen sein. Beim Dinner soll das Licht warm und ruhig sein. Beim Konzert darf es laut und bunt werden. Aus der Antwort ergibt sich, welche Technik es braucht und welche nicht.

Hilfreich sind für uns:

• Art der Veranstaltung und ungefähre Zahl der Gäste
• Ablauf mit Uhrzeiten: Einlass, Reden, Essen, Musik, Ende
• Wer auftritt: Redner, Band, DJ, Moderation
• Ob etwas gezeigt wird: Präsentation, Video, Livestream

2. Die Location

Jeder Raum klingt anders und hat andere Möglichkeiten. Vor größeren Veranstaltungen schauen wir uns die Location an. Wenn das nicht geht, helfen Fotos, ein Grundriss und diese Angaben:

• Größe und Deckenhöhe: Davon hängt ab, wie viel Licht und Ton nötig ist und wo er hängen kann.
• Aufhängepunkte: Gibt es Traversen oder Punkte, an denen etwas befestigt werden darf? Wenn nicht, arbeiten wir mit Stativen oder Bodenaufbau.
• Zufahrt und Aufbauzeit: Wie nah kommen wir mit dem Fahrzeug heran, gibt es einen Aufzug, ab wann ist der Raum frei?
• Auflagen des Hauses: Manche Locations haben Lautstärkegrenzen, verbieten Nebel oder schreiben vor, wo Kabel liegen dürfen.

3. Strom

Strom ist der Punkt, der am häufigsten unterschätzt wird. Licht und Ton brauchen mehr, als eine normale Steckdose hergibt, und wenn gleichzeitig Küche und Kühlung laufen, fällt schnell eine Sicherung.

Klären Sie deshalb mit der Location, welche Anschlüsse es gibt und wie stark sie abgesichert sind. Wir rechnen den Bedarf aus und verteilen die Last so, dass mitten im Programm nichts ausfällt. Im Freien braucht es oft einen eigenen Anschluss oder ein Aggregat.

4. Im Freien: das Wetter

Bei Veranstaltungen draußen braucht die Technik Schutz vor Regen und Wind. Es braucht einen Plan für den Fall, dass das Wetter umschlägt: Wo steht die Technik geschützt, wer entscheidet über eine Unterbrechung, und bis wann? Bei Wind gelten für Aufbauten Grenzen, die wir einhalten, auch wenn es knapp wird.

5. Genehmigungen und Sicherheit

Öffentliche Veranstaltungen brauchen je nach Größe und Ort eine Genehmigung der Gemeinde. Dafür ist der Veranstalter zuständig, nicht der Techniker. Fragen Sie früh bei der Gemeinde nach, welche Unterlagen nötig sind. Wir liefern auf Wunsch die technischen Angaben, etwa zu Aufbauten, Stromversorgung und Lautstärke.

Alles, was über Köpfen hängt, muss geprüft und gesichert sein. Das übernehmen wir. Fluchtwege und Notausgänge bleiben frei, auch wenn es mit Kabeln und Bühne eng wird.

6. Wer macht was am Abend?

Am Abend selbst sollte klar sein, wer wofür zuständig ist:

• Ein Ansprechpartner beim Veranstalter, der Entscheidungen treffen kann
• Ein fester Ablaufplan, den Technik, Moderation und Küche kennen
• Soundcheck und Probe mit den Rednern oder der Band, bevor Gäste kommen
• Präsentationen vorher an uns, nicht erst fünf Minuten vor Beginn auf einem USB-Stick

7. Budget ehrlich besprechen

Veranstaltungstechnik lässt sich in fast jedem Rahmen machen. Sagen Sie uns früh, was möglich ist. Dann schlagen wir vor, wo sich Aufwand lohnt und wo nicht. Oft bringt gutes, gezielt eingesetztes Licht mehr als viele Geräte.

Fazit

Die meisten Probleme bei Veranstaltungen entstehen nicht am Abend, sondern weil vorher etwas nicht geklärt wurde. Mit dieser Liste sind die wichtigsten Punkte abgedeckt. Den Rest besprechen wir gemeinsam, und am Abend sitzt einer von uns am Pult.